05-07-2018

Overblik over den nye ferielov: Er din virksomhed klar?

I fremtiden skal man som ny på arbejdsmarkedet ikke vente op til 16 måneder før optjent ferie kan afholdes. Den nye ferielov indebærer nemlig, at vi går fra princippet om forskudt ferie til samtidighedsferie. Det betyder, at medarbejdere kan holde ferie allerede måneden efter, den er optjent. Dette får bl.a. betydning for virksomhedens likviditet og håndteringen af feriepenge i forbindelse med regnskabsaflæggelsen. I denne artikel giver vi et overblik over indholdet i den nye ferielov, og hvad den rent praktisk kommer til at betyde.

Hvorfor ændres ferieloven?
Den nuværende ferielov er fra 1938, og har dermed 80 år på bagen. EU-kommissionen har kritiseret ferieloven for at være i strid med EU-retten. I EU's arbejdstidsdirektiv står der nemlig, at lønmodtagere i EU har ret til fire ugers betalt ferie, uanset om man først har optjent ferien. Det har derfor været nødvendigt at forny den danske ferielovgivning.

Hvad er det nye?
Den væsentligste ændring i den nye lov er overgangen fra forskudt ferie til samtidighedsferie. Efter den nuværende ferielov optjenes der 5 ugers ferie i kalenderåret, og ferien kan så afholdes i ferieåret, som løber forskudt fra den 1. maj i det følgende år til 30. april året efter. Dette ændres nu således, at ferie kan holdes i samme år, som den optjenes. Er man ny på arbejdsmarkedet, kan man efter den nye lov holde betalt ferie allerede i det første år på arbejdsmarkedet - modsat i dag, hvor der kan gå op til 16 måneder, før man har optjent ret til at kunne afholde betalt ferie.

Med ændringen til samtidighedsferie vil ferieåret - den periode hvor man optjener ferie - løbe fra den 1. september til den 31. august. Ferieafholdelsesperioden vil være samtidig med ferieåret + 4 måneder. Det vil sige fra 1. september til 31. december det efterfølgende år og vil dermed i alt vare 16 måneder.

De nye regler gælder både for allerede ansatte, nyansatte og tilbagevendte på arbejdsmarkedet - og uanset om man er ansat i det private, i det offentlige eller er arbejdsgiver.

Dette gælder stadig
Medarbejderen vil fortsat optjene ret til 2,08 dages betalt ferie om måneden, så der på et år optjenes ret til 25 dages betalt ferie. Samtidig gælder det stadig, at medarbejderen har ret til at holde mindst 15 dages betalt ferie i én sammenhængende periode (hovedferien fra 1. maj til 30. september). Har medarbejderen optjent mindre end 15 dages betalt ferie, har vedkommende krav på at holde alle sine optjente dage i sammenhæng.

På lige fod med den gamle ferielov vil der i den nye heller ikke ske ændringer i reglerne omkring varsling af ferie. Hovedferie skal varsles med mindst tre måneder og øvrig ferie skal varsles med mindst en måned.

Derudover vil der også fremadrettet være to former for feriebetaling. Ferie med løn eller  feriegodtgørelse, som fortsat vil udgøre 12,5% af lønmodtagerens løn.

Hvordan vil den nye ferielov påvirke regnskabet?
Ifølge Årsregnskabsloven skal der løbende afsættes en feriepengeforpligtelse i årsregnskabet svarende til den optjente feriesaldo, medarbejderne har på regnskabsaflæggelsestidspunktet. Som nævnt ovenfor optjenes ferie i dag forud for den periode, hvor ferien afholdes. Det betyder, at der i dag er to metoder for opgørelse af feriepengeforpligtelsen i årsregnskabet. Den ene metode er den konkrete opgørelse, hvor feriepengeforpligtelsen beregnes på baggrund af det faktiske antal feriedage, virksomheden skylder medarbejderne på balancedagen. Det vil sige en konkret opgørelse af optjente feriedage og restferiedage pr. medarbejder.
Den anden metode er den summariske opgørelse, hvor feriepengeforpligtelsen beregnes på baggrund af den juridiske vejlednings satser for feriepengeforpligtelser ganget med medarbejderens bruttoløn. Indførelsen af den nye ferielov, hvor optjening af ferie sker i samme periode, som ferien afholdes, betyder, at den summariske metode ikke længere kan anvendes ved opgørelse af feriepengeforpligtelsen. Feriepengeforpligtelsen på balancedagen skal fremover opgøres ud fra en konkret opgørelse af skyldig restferie på balancedagen.

Overgangsordning
Den nye ferielov træder i kraft den 1. september 2020. Men for at undgå at medarbejdere i forbindelse med overgangen til de nye regler både kan afholde ferie efter de nuværende og efter de kommende regler, er der vedtaget en overgangsordning, der træder i kraft allerede den 1. januar 2019. Overgangsordningen skal sikre, at feriemønstret i den nuværende ferieordning så vidt muligt opretholdes i overgangsåret samtidig med, at lønmodtagerne bevarer deres ret til den ferie, de har optjent.

Ferie der optjenes efter de nuværende regler i perioden fra den 1. januar 2019 til den 31. august 2019, skal afholdes fra den 1. maj 2020 til den 30. september 2020, og i denne periode skal hovedferien afholdes samlet.

Overgangsordningen indebærer samtidig at den ferie, der optjenes i perioden fra den 1. september 2019 til den 31. august 2020 bliver indefrosset, og derved hverken kan afholdes eller udbetales. I den forbindelse oprettes en særlig fond kaldt "Lønmodtagernes Fond for Tilgodehavende Feriemidler" til administration af de indefrosne midler. Fonden skal forvalte og administrere de tilgodehavende feriemidler, og arbejdsgivere har i denne forbindelse pligt til at opgøre og indberette tilgodehavende feriemidler i overgangsperioden for hver medarbejder inden den 31. december 2020.

For medarbejdere der afholder ferie med løn, kan arbejdsgiveren vælge at indbetale de opgjorte feriemidler eller beholde dem og forrente dem selv, indtil der skal ske pligtmæssig indbetaling til fonden - dette senest ved medarbejdernes pensionering, hvor midlerne udbetales til den enkelte lønmodtager. Hvis arbejdsgiver beholder midlerne, skal der ske en årlig indeksregulering svarende til lønudviklingen. Samtidig vil de indefrosne midler blive sikret via Lønmodtagernes Garantifond, hvis arbejdsgiveren vælger at beholde midlerne.

Opstramning af ferieloven
Ferieloven sætter meget snævre grænser for, i hvilket omfang der kan indgås aftale om generelt at fravige ferielovens bestemmelser. Aftaler, der indebærer en fravigelse af ferielovens bestemmelser, er således typisk ulovlige. Hidtil har der dog været en mulighed for i ansættelseskontrakten at fravige reglerne om varslingsperioder for afholdelse af ferie. Hvis der således på forhånd var indgået aftale herom, havde arbejdsgiveren mulighed for at pålægge den ansatte at afholde hovedferie i en opsigelsesperiode, uanset om opsigelsesvarslet kun var på 3 måneder. Sådanne aftaler havde til formål at reducere det beløb, der skulle indbetales til FerieKonto ved en medarbejders fratræden. Efter de nye regler vil dette ikke længere være muligt, og sådanne aftaler, som kan fremgå af "gamle" ansættelseskontrakter bliver derfor ugyldige.

Hvordan skal du som arbejdsgiver forholde dig til ændringerne?
Selvom den nye ferielov først træder i kraft den 1. september 2020, anbefaler vi, at man allerede nu får skabt sig et overblik over de nye regler og forholder sig til lovens indhold, da man som virksomhed skal træffe nogle valg af både økonomisk og administrativ karakter. Blandt andet er det vigtigt, at ansættelseskontrakter og personalepolitikker opdateres, så de tager højde for, og er i overensstemmelse med, den nye ferielov. Herudover skal der tages stilling til om virksomheden vil indbetale eller indberette til fonden, herunder hvilken betydning dette har for regnskabsaflæggelsen.

Har du spørgsmål til reglerne, eller har du brug for rådgivning i forbindelse med implementeringen, er du altid velkommen til at kontakte Bonnesen Advokaters team for ansættelsesret ved Advokat  Susanne Ingemann på si@bonnesen.dk eller tlf. 63 14 14 09 og Annette Petersen på ap@bonnesen.dk eller tlf. 63 14 14 28.

Senere på året inviterer Bonnesen Advokater til arrangement, hvor vi sætter fokus på den nye ferielov. Her vil reglernes betydning for din virksomhed blive uddybet. Senior konsulent Flemming Heden Knudsen vil sammen med advokaterne Annette Petersen og Susanne Ingemann klæde din virksomhed på til at kunne håndtere overgangen fra de nuværende til de nye ferieregler. Her vil du få mulighed for at stille spørgsmål og drøfte konkrete ansættelsesretlige eller regnskabsmæssige spørgsmål.